El Ministerio del Trabajo de Ecuador modificó los plazos para el registro del acta de finiquito y el pago de liquidaciones a extrabajadores, una medida anunciada a través del nuevo acuerdo ministerial MDT-2025-053, que entró en vigencia recientemente. Esta reforma, que sustituye al acuerdo MDT.2023-140, establece un plazo de 15 días para que los empleadores registren el acta de finiquito y realicen el pago, buscando agilizar el proceso y proteger los derechos de los trabajadores.

Ministerio del Trabajo: plazo de 15 días

La nueva normativa exige a los empleadores en Ecuador un plazo de 15 días para el registro del acta de finiquito de una relación laboral en el sistema del Ministerio del Trabajo. Este mismo período aplica para el pago de la liquidación al extrabajador. El acuerdo ministerial MDT-2025-053 reformó el anterior MDT.2023-140, el cual establecía un plazo máximo de 30 días para dicho registro. Esta modificación busca una mayor celeridad.

El artículo 19 del nuevo acuerdo precisa que el acta de finiquito debe estar suscrita por ambas partes. También, exige cargarla en conjunto con el comprobante de pago en formato PDF. Anteriormente, la norma no detallaba la obligatoriedad de presentar el comprobante de pago junto al acta. Esto introduce un requisito adicional de transparencia en el proceso.

Proceso de pago y consignación

El artículo 20 del acuerdo ministerial MDT-2025-053 reitera el plazo de 15 días para que el empleador ubique y pague directamente al extrabajador. Si el extrabajador no acude a cobrar o rechaza la liquidación, el empleador debe proceder a la consignación en línea. Para esto, se otorga un plazo adicional de 15 días, contados desde el vencimiento del plazo previo. El acuerdo anterior ya establecía este tiempo para la consignación.

La abogada laboral Vanessa Velásquez explica que el plazo total para el pago de la liquidación ahora es de 30 días. Esto incluye los 15 días adicionales para la consignación. Antes, el plazo total era de 45 días. Sin embargo, la abogada señala que los inspectores del Ministerio del Trabajo aún no exigen la consignación en 15 días si el trabajador no se presenta.

El procedimiento para la consignación del pago ante el Ministerio del Trabajo requiere varios pasos. Primero, el empleador genera el acta de finiquito en el sistema informático del Ministerio. Después, el empleador acepta virtualmente que toda la información es veraz y de su responsabilidad. Luego, se selecciona la opción de consignación y se cargan documentos que garanticen las obligaciones patronales. Estos incluyen los roles de pago de los últimos tres meses y justificativos de descuentos, si existen.

Custodia de documentos y sanciones

Un inspector de trabajo designado revisará el acta de finiquito y la documentación de soporte. Si cumple con los requisitos, el inspector habilitará la orden para realizar el pago. Este pago se efectúa a través de los medios habilitados. Una vez realizado, el empleador carga el comprobante de pago y el acta de finiquito, ya suscrita, en la plataforma designada. Esto concluye el proceso de legalización.

Una vez registrados el acta de finiquito y el comprobante de pago, los documentos deben conservarse. La nueva normativa establece que deben permanecer en los archivos físicos y digitales del empleador. El empleador es el custodio y responsable de estos. La abogada Vanessa Velásquez advierte que esta responsabilidad exclusiva podría generar problemas. Especialmente, si el empleador negara el acceso a esos documentos en caso de despidos.

No obstante, el nuevo acuerdo ministerial obliga a los empleadores a entregar todos los documentos derivados de la relación laboral. Estos deben proporcionarse en formatos originales y copias certificadas a los trabajadores y extrabajadores. El incumplimiento de esta disposición será sancionado. Las sanciones por no registrar el acta se mantienen vigentes. El artículo 21 del acuerdo MDT.2023-140 especifica que el incumplimiento del registro o el registro tardío serán causales de sanción, previa denuncia. La sanción por no registrar el acta es de USD 200, y por registro tardío, de USD 50 por acta de finiquito.