El Ministerio del Trabajo anunció que los contratos laborales y actas de finiquito dejarán de conservarse en su sistema electrónico a partir de mayo de 2026. Desde esa fecha, la responsabilidad de la custodia de estos documentos recaerá exclusivamente en los empleadores. Esta medida, establecida en el acuerdo ministerial Nro. MDT-2025-053, suscrito el 12 de mayo de 2025, busca aclarar las obligaciones en torno a la gestión de la información laboral en Ecuador.
Ministerio del Trabajo: plazo para descargar documentos
La disposición transitoria tercera del acuerdo ministerial Nro. MDT-2025-053 establece un plazo de 12 meses, desde la entrada en vigencia del acuerdo, para que los documentos registrados en el Sistema Único de Trabajo (SUT) del Ministerio puedan ser descargados en formato PDF. Transcurrido este periodo, no será posible obtener esa información a través del sistema del Ministerio. Esta medida implica que tanto empleadores como trabajadores deberán tomar las previsiones necesarias para asegurar la conservación de sus registros laborales.
El Ministerio del Trabajo enfatiza que no conservará de manera física o digital los documentos de las obligaciones laborales registradas en su sistema. La conservación física y digital de los documentos es de responsabilidad única y exclusiva del empleador. Además, se recalca que es una obligación del empleador entregar a los trabajadores y extrabajadores todos los documentos derivados de la relación laboral, en formatos originales y copias certificadas. El incumplimiento de esta disposición será sancionado, según lo establecido en la normativa vigente.
Contenido del Sistema Único de Trabajo
El SUT alberga una amplia gama de documentos vinculados a la relación laboral, incluyendo contratos de trabajo, actas de finiquito, reducciones de jornada y reglamentos internos de trabajo, entre otros. Este sistema está diseñado para que tanto empleadores como trabajadores puedan acceder a su información mediante usuario y contraseña. Sin embargo, se ha observado que, en algunos casos, los documentos no están disponibles en formato PDF para su descarga inmediata, lo que podría generar inconvenientes tras el cambio en la política de custodia.
Riesgos potenciales de la medida
La abogada laboral Vanessa Velásquez ha expresado su preocupación, calificando la decisión del Ministerio de dejar de conservar esta información como «grave». Según Velásquez, esta medida pone en riesgo el acceso a esos documentos por parte de empleadores y trabajadores. Un escenario hipotético, como un ataque cibernético a un servidor empresarial que resulte en la pérdida de información de empleados, ilustra la vulnerabilidad que podría surgir. En tal caso, las empresas ya no podrían solicitar copias certificadas en el Ministerio.
Para los trabajadores, la situación es aún más delicada, ya que, aunque los empleadores están obligados a entregarles la información, muchas veces no lo hacen. La falta de acceso a estos documentos puede dificultar la exigencia de derechos laborales, como el pago de la jubilación patronal, lo que, según la abogada, representa una restricción a los derechos fundamentales. Esta consideración resalta la importancia de que tanto empleadores como trabajadores actúen proactivamente para salvaguardar sus registros.
Acceso al SUT para trabajadores
Los trabajadores pueden acceder a la información disponible en el SUT registrándose en la plataforma. El proceso incluye ingresar a sut.trabajo.gob.ec, seleccionar la pestaña «Sistemas para personas naturales y jurídicas», elegir «Registro de Trabajadores», aceptar los términos y condiciones, y completar los datos personales solicitados. El sistema enviará el usuario (número de cédula) y clave al correo electrónico del trabajador, permitiendo el acceso y la posibilidad de descargar los documentos disponibles en PDF.
