El cuidado que Chóez ponía era por el deterioro de las páginas de dicho libro por el paso del tiempo y por el manipuleo. Ese no el único, hay otros libros que se encuentran en igual o peores condiciones, como los de los años 1921 a 1927, de 1940 a 1943, 1948, 1949, 1951 y 1958, por citar unos casos. Además, guardados en cartones existen numerosos archivos de trámites como matrimonios y divorcios, que también se están dañando. Agustín Santana manifestó que cuando se da un caso de que, por el estado de vetustez de los libros, ya no se puede leer los datos contenidos en sus páginas, la persona interesada debe solicitar el trámite al Registro Civil de Quito, donde existe una copia de los documentos. También cuando se llega al caso de que ni en Quito la copia esté en buen estado, entonces lo que procede hacer es una reconstitución de la partida Esta oficina requiere archivadores, material para tratar de arreglar los libros y un conserje.